En Microsoft, han incentivado a su equipo de comunicaciones a ser innovadores en el uso de la inteligencia artificial. Los han animado a explorar y experimentar cómo pueden integrar esta tecnología en sus tareas diarias. Aunque les han recordado la importancia de sus habilidades y experiencia únicas en el campo de las comunicaciones, también les han instado a adoptar la ciencia para liderar esta nueva era.
Así que, en los últimos meses, han estado probando Copilot para Microsoft 365, que ya está disponible para las empresas. Usan Copilot en Teams para crear historias con los portavoces y prever la cobertura después de las entrevistas. En Word, lo usan para empezar blogs y borradores de planes. En el chat, prueban mensajes, comparten ideas y amplían su pensamiento. Y en PowerPoint, Copilot les ayuda a hacer presentaciones claras y efectivas.
Han notado el impacto en su día a día, pero querían medirlo, así que hicieron su propia investigación. Usando la misma metodología de su último Índice de Tendencias Laborales, encuestaron a 80 personas de su equipo de comunicaciones y marketing. Descubrieron que, como muchos trabajadores del conocimiento, muchos empleados sufren de demasiadas reuniones (70%) y sobrecarga de información (86%) a diario. No es sorprendente que el 80% tenga dificultades para encontrar tiempo de concentración cada día.
¿La buena noticia? La IA está haciendo su magia. Según la encuesta:
El 86% dice que Copilot los hace más productivos y el 81% afirma que les ayuda a completar tareas más rápido. El 89% comenta que Copilot impulsa su creatividad y el 78% dice que mejora la calidad de su trabajo. El 70% menciona que Copilot reduce el tiempo en tareas que no disfrutan; específicamente, el 76% dice que disminuye el esfuerzo mental en tareas mundanas y el 71% que reduce el tiempo buscando información. Y lo más emocionante: el 84% no quiere volver a trabajar sin Copilot. Y ellos sienten lo mismo. 😊
Aunque todavía es temprano y las herramientas no son perfectas, para ayudar a otros comunicadores a considerar cómo la IA puede mejorar sus días de trabajo, aquí hay cinco formas en que el equipo y ellos están usando la IA para ser más productivos, creativos y hacer que su trabajo sea un poco más divertido.
1. Reuniones y entrevistas
El estrés que sienten no solo se debe a las reuniones continuas; también es común la doble reserva y los conflictos (si su calendario se parece al mío). Copilot en Teams facilita priorizar las reuniones más importantes y ponerse al día con las que se han perdido — sin necesidad de ver la grabación completa. Algunas sugerencias:
- Resumir lo discutido en la reunión en viñetas cortas.
- ¿Hubo algún elemento de acción para ellos?
- ¿Quedó alguna decisión sin resolver?
Durante o después de una reunión, Copilot también puede ayudar a recordar con precisión lo que se discutió, anotar una excelente cita o detalle para una historia, evaluar temas complejos o anticipar la cobertura después de una entrevista. Por ejemplo, pueden preguntar:
- ¿Cuál fue la retroalimentación exacta que <X> compartió sobre el plan de comunicaciones presentado?
- El ingeniero con el que hablaron compartió una anécdota interesante sobre <X> que les gustaría incluir en una historia en la que están trabajando. ¿Pueden recordar exactamente lo que dijo?
- Colocar los pros y los contras de lo que el equipo está discutiendo sobre la estrategia de anuncios en una tabla y recomendar un curso de acción.
- Después de una entrevista de prensa, preguntar: «¿Qué creen que el reportero se llevará de esta conversación? Utilicen la transcripción como documento base.
2. Prueba de mensajes
La claridad es esencial en las comunicaciones, pero quizás sea aún más crucial en el ámbito militar. Napoleón, el famoso general, solía llevar a un cabo a las reuniones cuando sus generales presentaban planes de guerra. Le preguntaba al cabo: “Después de escuchar estos planes, ¿sabrías qué hacer?” Si la respuesta era no, pedía a los generales que reescribieran sus planes.
¿Qué tiene que ver esto con la IA? 🤔
Han estado usando Copilot como su cabo para obtener una nueva perspectiva. Algunos ejemplos:
- Le dan un blog a Copilot y le piden que articule los tres mensajes clave; si están equivocados, los refinan.
- Le piden a Copilot que critique una declaración sobre un tema complicado, como la sostenibilidad o la IA responsable. Le preguntan cosas como: “Si quisieras interrumpir esta discusión, ¿qué dirías?”
- Con Copilot como compañero de lluvia de ideas, pueden identificar puntos ciegos, afinar sus posiciones y expandir su pensamiento para ser claros y reflexivos en su postura.
3. Preparación de los ponentes
Para ayudar a sus interlocutores a prepararse para las entrevistas de prensa, están usando Copilot para anticipar preguntas y desarrollar preguntas frecuentes. Algunos ejemplos de indicaciones:
- Imagina que eres un reportero de tecnología. ¿Cuáles serían las cinco preguntas principales que tendrías si te presentaran la información en este documento narrativo: /[X]?
- Imagina que eres una persona de relaciones públicas preparando a un ejecutivo para una entrevista con un importante reportero de tecnología, <reportero de X> en <medio X>. Ha estado escribiendo bastante sobre IA. ¿Qué preguntas crees que le hará el reportero a un ejecutivo de tecnología sobre cómo la IA cambiará el trabajo?
- Estoy haciendo una entrevista de prensa sobre <X>. ¿Cuáles son las tres preguntas principales que alguien que no está familiarizado con el tema tendría?
- Ayúdame a redactar las respuestas a esta lista de preguntas <X>. Las respuestas deben ser breves, pero en tono conversacional.
4. Escribir planes de comunicación y blogs
Muchos comunicadores son contratados por su habilidad única para escribir. Y aunque esa habilidad sigue siendo esencial, han descubierto que Copilot es una gran ayuda para empezar, avanzar y refinar su contenido. Les está ayudando a hacer lo que mejor saben hacer, aún mejor.
Algunos ejemplos:
- En Word, resaltan un párrafo de un plan o blog en el que están atascados y le piden a Copilot que sugiera otras formas de escribirlo.
- Otros miembros del equipo usan Copilot para elaborar un plan para un próximo anuncio. Le dan una lista de los elementos que quieren incluir, como lo que están anunciando, los mensajes clave, los cronogramas, los objetivos de prensa y los portavoces. Aunque no produce un plan completo de principio a fin, les da un buen punto de partida.
- Cuando están al final de un blog y no saben cómo terminarlo, les gusta pedirle a Copilot que escriba un párrafo final corto pero convincente. Y como usan Copilot para Microsoft 365, la información confidencial, como los planes y las fechas de lanzamiento, permanece protegida.
- Finalmente, cuando la publicación del blog o LinkedIn está terminada y han agotado toda su creatividad, pero aún necesitan un título o titular, pueden pedir cinco titulares a Copilot y luego elegir el mejor.
5. Crear presentaciones
A veces, la forma en que presentan sus ideas es tan importante como el contenido en sí. Por eso, no es sorprendente que uno de los usos favoritos de Copilot para su equipo sea convertir un documento de Word, como un plan de relaciones públicas, en una presentación de PowerPoint.
Simplemente abren una nueva presentación en PowerPoint, seleccionan el ícono de Copilot en la cinta y, una vez que aparece el panel lateral, hacen clic en “Crear presentación a partir de un archivo…”. Seleccionan el documento y dejan que Copilot se encargue de construir la presentación.
A partir de ahí, pueden pedirle a Copilot que agregue una diapositiva final, que todos los títulos tengan una fuente y un color específicos, o que actualice una de las imágenes a una fotografía que les guste más. Esto ha reducido enormemente el tiempo que le toma a su equipo crear presentaciones, permitiéndoles centrarse más en el contenido y menos en copiar y pegar.
La integración de Copilot en Microsoft 365 ha demostrado ser una herramienta transformadora para el equipo de comunicaciones de Microsoft. Al adoptar la inteligencia artificial, han logrado no solo aumentar su productividad y creatividad, sino también mejorar la calidad de su trabajo y reducir el tiempo dedicado a tareas tediosas. La investigación interna refleja un impacto positivo significativo, con la mayoría del equipo reportando beneficios claros en su día a día. Aunque aún hay margen de mejora, el entusiasmo por continuar utilizando Copilot es evidente, marcando un camino prometedor hacia un futuro laboral más eficiente y satisfactorio.
Hasta la próxima.
