Independientemente de tu versión de Microsoft Dynamics GP, puedes crear presupuestos de forma muy sencilla y aquí te explicaremos cómo hacerlo.
Existen dos maneras de crear un presupuesto en Dynamics GP.
Primera opción (Forma manual)
Como primera opción, es que podemos crear un presupuesto utilizando Microsoft Dynamics GP como indica la siguiente imagen:
Por una parte, básicamente nos pide crear un ID de Presupuesto, una breve descripción, seleccionar el año correspondiente y seleccionar las cuentas contables.
Por otra parte, a medida que seleccionemos las diferentes cuentas contables, ingresaremos los valores de cada cuenta para cada período como muestra la tabla en la imagen, pero solo sería un presupuesto a la vez, es decir, que si tienes más de un registro en un presupuesto tendrías que ingresarlos uno por uno de forma manual.
Esta manera resulta muy engorrosa y toma mucho tiempo, pero habíamos mencionado que teníamos dos opciones.
Segunda opción (Asistente de presupuestos para Excel)
La segunda opción es utilizar el asistente para presupuestos para Excel, esta opción es la que normalmente se utiliza para este tipo de proceso, ya que, a través de ella, nos generará una plantilla la cual nos permitirá cargar nuestro presupuesto.
Paso 1.
Nos dirigimos al menú, en la opción Nuevo, seleccionamos utilizar asistente para presupuestos para Excel.
Paso 2.
Continuamos en Siguiente de la siguiente ventana.
Paso 3.
Procedemos a ingresar un ID de presupuesto, descripción, en base a qué tiempo será el presupuesto; en este caso seleccionar Año Fiscal, y luego seleccionar el año.
Aquí mostramos datos de ejemplo de la compañía de prueba, Fabrikam, Inc. en Dynamics GP para la creación de un presupuesto.
Continuamos en Siguiente.
Paso 4.
Tenemos como primera opción, el porcentaje de año abierto, que es la opción en la parte superior que dirá que va a basar el presupuesto en los datos reales para un año abierto en curso, pero también podemos tomar un presupuesto ya previamente realizado y podemos aplicar un porcentaje de aumento o disminución sobre ese, o bien, podemos tomar la opción porcentaje año histórico; en la mayoría de los casos, probablemente estará basado en un presupuesto general el cual puede ser compartido a diferentes jefes de departamentos.
Partiremos de la opción Presupuesto en blanco, el cual podemos optar por generar dentro del libro de trabajo, cualquier número de años dentro de su historial, o abrir los datos reales para el conjunto de cuentas que elijamos.
Paso 5.
En este ejemplo seleccionaremos 2027, año actual según Fabrikam, Inc.
Paso 6.
En seguida, tenemos una opción adicional de si queremos incluir cuentas de balance; si solo serán cuentas de pérdidas y ganancias, si opcionalmente incluimos cualquier unidad de cuentas no financieras, como el número de empleados o los pies cuadrados relacionados con un edificio X por mencionar un ejemplo.
En este caso seleccionamos Ctas. De pérdidas y ganancias, y configuramos las siguientes opciones como se muestra en el siguiente paso.
Paso 7.
Para seleccionar las cuentas, tenemos las opciones Todas las cuentas o Seleccionar cuentas.
Continuando con el ejemplo práctico, en este caso no queremos seleccionar todas las cuentas en general, sino que elegiremos Seleccionar cuentas, y en Segmento seleccionaremos por División, la cual nos mostrará las cuentas contables por divisiones identificadas por ID.
Elegimos el ID de Segmento 300 que son las cuentas contables para la división Ventas.
Agregamos nuestra restricción con el botón posicionado a la izquierda y continuamos en Siguiente.
Paso 8.
Verificamos las cuentas que deseamos aplicar o aquellas que no tomaremos en cuenta dentro de la restricción previamente añadida.
En este caso omitiremos la cuenta 300-6530-00, que para nuestro propósito no es relevante, y continuamos a crear nuevo Libro de Trabajo.
Recuerda, este es solo un caso hipotético que nos sirve como ejemplo para ayudarte a crear un presupuesto.
Paso 9.
Seleccionamos Un nuevo libro de trabajo.
Paso 10.
Luego, para culminar el proceso de crear presupuesto en Excel, elegimos Terminar.
Paso 11.
Adicionalmente, exporta tu plantilla de presupuesto en Excel. Para ello, debes crear un documento Excel con el nombre del presupuesto; para este ejemplo fue utilizado: INITIAL 300, por lo tanto, debes crear un archivo llamado INITIAL300.xlsx, puede ser previamente de comenzar el asistente o al momento de seleccionar el documento.
Y así damos por finalizado de cómo puedes crear un presupuesto en Microsoft Dynamics GP.
Esperamos que te sirva de ayuda.
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